メールの2度読みをしないためのコツ

メールの2度読みはもったいない

受信したメールを何度も読み返してしまうという人がいます。
もちろん、嬉しい内容で何度も読み返してしまうというのは良いことであり、ここで問題視している内容とは異なります。

問題なのは、メールの本文に書かれている内容が頭に入ってこないために2度読みをしたりそれどころか何度も読み返したりすることになることです。
メールというのは一度読んだらその内容を理解してインプットできるようにすることが仕事の効率化にはとても大事なことなのです。

2度読みをする原因

メールを2度読みしてしまうのにはいくつかの理由があります。
まずは読むときにメールに集中していないということです。
しっかりと読まずに後で読み返せばいいや、と思ってしまいざっと流し見して終わってしまうのです。

これでは後から読み返す手間ができてしまい時間のロスが発生します。
また、場合によっては二度目に読み返すことを忘れてしまうことがあり、そうすると仕事のミスを引き起こす原因となります。

もう一つの原因として受信ボックスに残っているからまた読み返せるという安心感があることが理由です。
困ったらまた読めばいいと思うために、読んでいる際に緊張感が抜けてしまうのです。

しかし、メールの振り分けをしていなかった場合には2度読みをしたくなったら膨大なメールの中から該当記事を探すことになってしまいます。
それでは時間のロスが大きくなってしまいますから、このやり取りをしなくて良いように一度で内容を理解することが重要です。

2度読みをしないための対策

メールを読み返すくらい大した時間がかからない、労力はさほどかからないとたかをくくっている人も多いものです。
しかし、実際にはこのような小さな時間を無駄にすることが仕事の効率を下げる要因となりますし、残業を生み出す原因です。
そこで、生活習慣を改善して少しでもこのような時間のロスを減らすのが重要です。

まずは気持ちの問題です。
意識を変えて一度で読み切ること、内容を頭に入れることを徹底します。

読んでその場で必要なことはメモをしたり手帳に落とし込んだりしていきます。
この作業までを行えば記憶に残りやすく、2度読みをすることなく内容を落とし込むことができます。

もう一つ、自分はしっかり記憶しておいてもメールの2度読みをしなければならないような時があります。
例えば、仕事の中でミスが起こり、その原因を突き止めるためにメールのやり取りを確認するような場面です。

このようなときに、少しでもメールに早く辿り着けるようにメールは案件やクライアントごとといったように自分にわかりやすいルールで振り分けておくことが重要です。
特に大事な内容で見返す必要が出てくるようなものにはタグをつけておくと探しやすいです。